W postępowaniu rejestrowym znaku towarowego obowiązuje tzw. procedura sprzeciwowa. Polega ona na tym, że Urząd Patentowy nie weryfikuje zgłaszanych znaków towarowych pod kątem ich podobieństwa do wcześniej zarejestrowanych znaków towarowych. Ryzyko związane ze zgloszeniem znaku towarowego naruszającego prawa do wcześniej zarejestrowanych znaków w całości spoczywa na zgłaszającym. Dlatego też tak ważne jest zbadanie zdolności rejestrowej znaku towarowego przed rejestracją.

Zobacz: Na czym polega badanie zdolności rejestrowej?

Po zgłoszeniu znaku towarowego i jego ocenie przez eksperta Urzędu Patentowego znak towarowy publikowany jest Biuletynie Urzędu Patentowego. Od tego dnia rozpoczyna się okres sprzeciwowy, który trwa 3 miesiące. W tym czasie, każda osoba, która uważa, że zgłoszenie znaku towarowego narusza jej prawa może wnieść sprzeciw. Podstawą sprzeciwu może być przede wszystkim podobieństwo do wcześniej zarejestrowanych znaków towarowych, ale również naruszenie np. praw autorskich. Po wniesieniu sprzeciwu wszczynane jest postępowanie sprzeciwowe.

W razie wniesienia sprzeciwu, Urząd Patentowy niezwłocznie zawiadamia o tym zgłaszającego oraz informuje strony (zgłaszający i wnoszący sprzeciw) o możliwości ugodowego rozstrzygnięcia sporu. Termin na ugodowe rozstrzygnięcie sporu wynosi 2 miesiące. Termin ten może być przedłużony na zgodny wniosek stron do 6 miesięcy. W przypadku, gdy strony nie dojdą do porozumienia, Urząd Patentowy przystąpi do rozstrzygnięcia sprzeciwu.

W przypadku, gdy strony nie dojdą do porozumienia, Urząd Patentowy przystąpi do rozstrzygnięcia sprzeciwu i wyda decyzję o oddaleniu sprzeciwu lub uznaniu go za zasadny w całości lub części. W decyzji tej urząd rozstrzyga również, która ze stron ponosi koszty postępownia sprzeciwowego. Zasadą jest, że koszty płaci przegrywający.

W podobny sposób procedura ta wygląda w przypadku rejestracji unijnego znaku towarowego w Urzędzie Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej (EUIPO).